Il panorama normativo italiano relativo alla gestione delle spese di trasferta per i lavoratori dipendenti ha subito significative evoluzioni nel corso del 2025, in particolare per quanto riguarda l’obbligo di tracciabilità. Dopo un periodo di incertezze e preoccupazioni generate dalla Legge di Bilancio 2025, un recente intervento legislativo ha apportato una correzione di rotta fondamentale, garantendo maggiore chiarezza e flessibilità. Le novità, già chiarite dall’Agenzia delle Entrate, sono retroattive dal 1° gennaio 2025.
La Legge di Bilancio 2025 aveva introdotto un nuovo e stringente obbligo di tracciabilità, prevedendo che i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi i servizi pubblici non di linea come i taxi) fossero esenti solo se pagati con strumenti tracciabili (es. carte di credito, bancomat, bonifici). Questa norma, inizialmente senza confini territoriali, aveva sollevato notevoli dubbi, soprattutto per le trasferte all’estero, dove l’uso di pagamenti tracciabili non è sempre agevole.
Per rispondere a queste criticità, l’articolo 1 del Decreto Legge 17 giugno 2025, n. 84 (convertito con modificazioni dalla Legge 30 luglio 2025, n. 108), è intervenuto modificando l’articolo 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). La novità più rilevante è la limitazione dell’obbligo di tracciabilità alle sole spese di trasferta sostenute nel territorio nazionale.
Questo significa che i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto relativi a trasferte all’estero sono ora esenti da tassazione anche se pagati in contanti, superando le precedenti disposizioni della Legge di Bilancio 2025. Questa semplificazione è stata estesa anche ai fini della deducibilità di tali spese per il reddito d’impresa.
Un aspetto cruciale di questa modifica è la sua efficacia retroattiva dal 1° gennaio 2025. Ciò consente ai datori di lavoro di effettuare conguagli fiscali e contributivi per i primi sei mesi dell’anno, considerando in esenzione i rimborsi di spese per trasferte all’estero effettuate senza pagamento tracciabile. Queste operazioni comporteranno:
- Una riduzione delle imposte e dei contributi a carico del dipendente.
- Una diminuzione dei contributi a carico dell’azienda.
- Un aumento della deducibilità dei costi del personale per l’impresa.
L’Agenzia delle Entrate ha recepito queste novità con la risposta a interpello 188/2025 del 10 luglio 2025, chiarendo esplicitamente che per le missioni o trasferte effettuate al di fuori del territorio dello Stato non è più richiesta la tracciabilità del pagamento ai fini della non imponibilità fiscale. È importante notare che l’obbligo di tracciabilità è neutro rispetto alla quota esente dell’eventuale indennità forfettaria di trasferta.
Un’altra novità, forse meno evidente ma significativa, riguarda le trasferte all’interno del territorio comunale. Il D.L. 84/2025 modifica la dicitura del comma 5 del TUIR, sostituendo la frase “comprovate da documenti provenienti dal vettore” con “comprovate e documentate”.
Fino al 31 dicembre 2024, per le trasferte nel territorio comunale, solo i rimborsi di trasporto documentati dal vettore (es. biglietto del bus, ricevuta del taxi) erano esenti. Con la nuova formulazione, qualsiasi prova documentale ritenuta idonea, come una ricevuta o uno scontrino, è potenzialmente sufficiente a giustificare il rimborso esente, allineando la disciplina delle trasferte urbane a quella delle trasferte extra-comunali.