Nel Libro Unico del lavoro devono essere indicati mensilmente per ciascun lavoratore (subordinato, collaboratore coordinato continuativo, associato in partecipazione con apporto lavorativo):
• Qualifica e livello di inquadramento
• Retribuzione base
• Anzianità di servizio
• Posizione assicurativa e previdenziale
• Somme e valori erogati dal datore di lavoro, compresi i rimborso spese
• Trattenute effettuate a qualsiasi titolo
• Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario (che devono essere indicate specificamente)
• Il calendario delle presenze, evidenziando le ore di straordinario, le assenze a qualsiasi titolo (anche quelle non retribuite)
• Per i lavoratori a domicilio devono essere indicate: la data e l’ora di consegna del lavoro, descrizione dello stesso e la quantità e qualità del lavoro eseguito
Tutti i datori di lavoro di qualunque settore privato sono tenuti all’istituzione e alla corretta compilazione del Libro Unico del lavoro, con esclusione dei datori dei lavoratori domestici, delle società cooperative di produzione e lavoro (nel caso in cui non ci siano rapporti di lavoro subordinato), dell’impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), delle società e le ditte individuali del commercio che non hanno dipendenti.
Rispetto a quanto era previsto per il Libro matricola e il libro paga, non è possibile redigere il LUL in forma manuale; bensì occorre utilizzare, in alternativa, le seguenti modalità:
• Stampa laser (preventivamente autorizzata dall’INAIL): in questo caso i soggetti interessati (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri soggetti abilitati) devono presentare all’INAIL una richiesta di autorizzazione. In fase di stampa laser sono tenuti al rispetto di alcune condizioni: la stampa deve essere conforme al fac-simile autorizzato, il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio, su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato l’autorizzazione.
• Supporti magnetico ad elaborazione automatica dei dati: in questo caso non sono necessarie autorizzazioni, né vidimazione. Il Libro Unico può essere tenuto su supporti magnetici a condizione che il documento informatico sia non modificabile, collegato alle registrazioni effettuate in precedenza e deve essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale al fine di garantirne l’autenticità e l’integrità.
Conservazione
Il LUL è conservato alternativamente nei seguenti luoghi:
– Sede legale del datore di lavoro
– Studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato
– Sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese.
Il comma 7 dell’art. 39 del d.l. 112/2008 stabiliva specifiche sanzioni per la violazione di determinati obblighi relativi alla tenuta e conservazione del libro unico del lavoro. In particolare salvo i casi di errore meramente materiale:
- l’omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro determinante differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali era punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro (da 500 a 3000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori).
- La violazione dell’obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo, era punita invece con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro (da 150 a 1500 euro se riferita a più di 10 lavoratori).
L’art. 22, comma 5, del d.lgs. 24 settembre 2015, n. 151 ha modificato il comma 7 dell’art. 29, del d.l. 112/2008, estendendo la sanzione pecuniaria (da 150 a 1.500 euro) prevista l’omessa o infedele registrazione dei dati concernenti l’individuazione di tutti i lavoratori nonché ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, anche ai casi di violazione dell’obbligo di compilare il libro unico del lavoro con i dati richiesti per ciascun mese di riferimento entro la fine del mese successivo diversifica l’innalzamento dell’importo della sanzione legandolo al numero dei lavoratori interessati e al periodo temporale della violazione. Più specificamente, la sanzione:
- va da 500 a 3.000 euro se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 6 mesi;
- va da 1.000 a 6.000 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi.