Questo tipo di contestazione assume la connotazione di un vero e proprio atto di garanzia nei confronti del lavoratore interessato, in ossequio al principio del contraddittorio.
Con tale modalità viene salvaguardato il diritto alla difesa del prestatore consentendogli la puntuale conoscenza dei fatti oggetto di contestazione in modo tale da preparare un’adeguata difesa a propria discolpa.
La contestazione disciplinare scritta è un atto di natura recettizia ex art. 1334 c.c. e la prova della relativa ricezione da parte del lavoratore è a carico del datore di lavoro che può dimostrarne l’adempimento con qualunque mezzo.
Il datore di lavoro che viene a conoscenza di un fatto che può integrare un’ipotesi di infrazione disciplinare deve, anzitutto, contestare l’addebito al lavoratore in quanto la contestazione disciplinare è condizione di legittimità del provvedimento sanzionatorio.
La contestazione disciplinare, che non richiede particolari formalità, salvo la forma scritta, deve contenere la manifestazione non equivoca dell’intenzione del datore di lavoro di considerare le circostanze addebitate come illecito disciplinare.
La contestazione, ai fini della sua effettività ed efficacia, deve soddisfare i seguenti requisiti:
- specificità: deve fornire le indicazioni necessarie ed essenziali per individuare, nella sua materialità, il fatto o i fatti nei quali il datore di lavoro ha ravvisato infrazioni disciplinari;
- immediatezza: l’addebito deve essere tempestivamente contestato. L’immediatezza deve essere valutata con riferimento al momento della commissione o della conoscenza del fatto contestato;
- immutabilità dei fatti contestati: i fatti su cui si fonda la sanzione devono coincidere con quelli oggetto dell’avvenuta contestazione.
La contestazione disciplinare deve essere portata a conoscenza del lavoratore con le modalità stabilite dalla legge.
Qualora i tempi del procedimento disciplinare siano incompatibili con la presenza del lavoratore in azienda, il datore di lavoro può mettere in atto una sospensione cautelare. L’efficacia della sospensione è destinata ad esaurirsi non appena tale procedura sia stata ultimata.