Il lavoratore ha diritto al rimborso di tutte quelle spese che sostiene per l’esecuzione, o in occasione di lavoro, prestato fuori dalla sede abituale di lavoro.
Il rimborso a piè di lista si differenzia dal rimborso forfettario in cifra fissa (indennità di trasferta giornaliera), in quanto il lavoratore, per ottenere il rimborso, deve predisporre, alla fine della trasferta, una distinta analitica delle spese sostenute (spese di viaggio, di trasporto, di vitto e alloggio) a cui allegherà tutti i giustificativi di spesa necessari per il rimborso.
In particolare, il rimborso a piè di lista può riguardare:
- Le spese sostenute per le trasferte in Italia. Queste spese saranno rimborsabili dall’impresa solo in presenza dei documenti emessi rispondenti alle norme fiscali vigenti, ad esempio: gli scontrini fiscali relativi a consumazioni di pasti, da cui risultino chiaramente i dati identificativi del dipendente e i dati relativi alla natura, alla qualità, alla tipologia della prestazione;
- le spese sostenute per le trasferte all’estero. Tali spese si considerano idoneamente documentate se nel documento sono indicati:
– i dati identificativi dei soggetti coinvolti;
– la natura, la qualità e la quantità dei beni o delle prestazioni oggetto della transazione economica;
– il corrispettivo pagato;
– la data di effettuazione dell’operazione.
Le spese di cui non è possibile ottenere un documento intestato (mance, spese telefoniche, ecc.) possono essere considerate sufficientemente documentate sulla base delle semplici dichiarazioni del dipendente.
Il datore di lavoro può comunque fissare di limiti, tramite regolamento interno, al rimborso spese riconosciuto ai dipendenti, a fronte del rilascio dei dovuti documenti giustificativi delle spese sostenute.
L’art. 51 del TUIR, dispone che le spese documentate e non, o documentabili, non concorrono alla formazione del reddito (sono quindi esenti dai contributi previdenziali e fiscali) fino ad un importo giornaliero massimo di 15,49€ per le trasferte nazionali e di 25,82€ per quelle effettuate all’estero.